Recruter une secrétaire juridique en urgence peut sembler compliqué, surtout si vous voulez faire vite tout en trouvant la bonne personne pour faire partie de votre entreprise. Pourtant, c’est tout à fait possible.
Ce poste est très important que ce soit pour un cabinet d’avocats, un service juridique d'entreprise ou une étude notariale, car la secrétaire juridique s’occupe de tâches essentielles : rédiger des courriers et actes, gérer l’accueil et organiser l’agenda.
Dans cet article, nous vous expliquerons comment recruter de manière rapide une secrétaire juridique efficace, même en situation d’urgence.
Identifier vos besoins pour recruter une secrétaire juridique en urgence
Avant de commencer à chercher une secrétaire juridique en urgence, il est important de bien définir vos besoins.
Cette étape vous aidera à gagner du temps et à éviter de recevoir des candidatures qui ne correspondent pas à ce que vous recherchez.
Recruter une secrétaire juridique en urgence, c’est trouver quelqu’un qui pourra s’intégrer rapidement dans votre équipe et prendre en charge des missions précises.
Une préparation minutieuse de votre recrutement vous permettra d’avancer efficacement, même en situation d’urgence.
Définir les missions d’une secrétaire juridique
La première étape pour recruter une secrétaire juridique en urgence est de définir de manière claire les futures missions qui lui seront confiées.
Selon votre activité, cela peut inclure :
- La rédaction de documents juridiques (assignation, requête, conclusions, contrats, baux commerciaux, etc…)
- La gestion et le classement des dossiers clients
- L’accueil des clients physique et téléphonique
- Le suivi de l’agenda du cabinet ou de l’entreprise
- La préparation des dossiers pour les audiences
- Le classement et l’archivage
Plus votre liste de tâches sera précise, plus vous obtiendrez des candidatures qualifiées.
En décrivant précisément les missions dans votre annonce, vous augmentez aussi vos chances de recevoir des candidatures pertinentes.
Suivant votre domaine d’expertise, les missions seront plus ou moins précises, ce qui permettra donc de privilégier certains profils.
Choisir le profil le plus adapté à votre structure
Pour recruter une secrétaire juridique en urgence, il est important de définir un profil idéal en fonction de votre environnement de travail.
Au sein d’un grand cabinet d’avocats, il est préférable de chercher une personne expérimentée et autonome.
Dans une petite structure, une secrétaire polyvalente, capable de gérer à la fois l’administratif et la relation avec les clients, sera plus adaptée.
Déterminer vos priorités dès le début vous aidera à cibler les bonnes candidates rapidement.
S’il existe plusieurs postes de secrétaire juridique au sein de votre structure, vous pourrez vous permettre de prendre une personne débutante mais formée au métier afin qu’elle soit épaulée sur ses débuts par les autres secrétaires en place.
Déterminer la durée de votre besoin (CDI, CDD ou intérim)
Le choix du contrat de travail est un élément clé dans votre manière de recruter une secrétaire juridique.
Si vous avez besoin d’un remplacement ponctuel ou d’une solution temporaire en raison d’une surcharge de travail, la solution de l’intérim, d’une indépendante ou bien un CDD de remplacement sont des options envisageables.
En revanche, si vous recherchez une candidate pour du long terme, un CDI est la meilleure solution (en prenant en considération le mois de préavis renouvelable une fois afin de tester votre compatibilité professionnelle avec votre nouvelle secrétaire juridique).
Définir cette durée dès le début de votre recrutement vous aidera donc à orienter efficacement votre recherche et à trouver rapidement la personne adaptée à vos besoins.
Choisir les bons canaux de communication
Une fois que vos besoins sont bien établis, il est important de diffuser votre offre d’emploi.
Pour recruter une secrétaire juridique en urgence, il faudra donc privilégier les canaux de communication les plus efficaces.
En multipliant vos sources de diffusion, vous augmenterez vos chances de trouver rapidement une candidate compétente et adaptée à votre poste.
Publier une annonce claire et l’optimiser
Votre annonce doit être claire et précise, en utilisant des termes précis comme “recruter une secrétaire juridique spécialisée en droit des sociétés” afin qu’elle soit bien référencée et qu’elle attire les bons profils.
Décrivez les missions principales, les compétences requises ainsi que l’expérience souhaitée, la date de début du poste, ainsi que le type de contrat proposé et les conditions de travail (horaires, avantages salariaux, etc…).
Une annonce bien structurée attirera plus rapidement les bonnes candidatures et vous aidera à réduire le temps de recherche.
Il conviendra par la suite de poster cette annonce via différents canaux de communication tels que Indeed, LinkedIn, France Travail, ou bien des sites plus spécialisés (le village de la justice, etc…).
Contacter un réseau professionnel juridique (LinkedIn, groupes fermés, etc…)
Le réseau professionnel constitue un outil efficace pour recruter une secrétaire juridique en urgence.
Les plateformes comme LinkedIn, les groupes Facebook spécialisés ou des forums dédiés aux juristes et aux autres professionnels du droit sont des espaces où circulent fréquemment des offres d’emploi.
En diffusant votre offre sur ces réseaux, vous pourrez atteindre directement des candidates qualifiées, souvent déjà actives dans le secteur, ce qui vous permettra d’accélérer considérablement votre processus de recrutement.
Il reste une option qui permet de ne pas s’occuper de tout ce processus qui peut être long et contraignant.
Passer par un cabinet de recrutement spécialisé dans le juridique
S’il vous faut recruter une secrétaire juridique en urgence, faire appel à un cabinet de recrutement juridique ou à une agence d’intérim spécialisée dans les métiers juridiques peut s’avérer être la solution idéale.
Ces professionnels disposent généralement d’un vivier de candidates disponibles immédiatement.
Collaborer avec un spécialiste vous permet de recruter rapidement une secrétaire juridique tout en garantissant la qualité du profil sélectionné.
Les cabinets de recrutement ont des processus très stricts qui permettent à leurs clients de recruter rapidement les bonnes candidates sans passer par la rédaction d’offres d’emploi, la diffusion, la réception des CV, etc…
Les clients pourront alors recevoir des candidates qualifiées et qui se rapprochent au mieux des attentes de leur cabinet ou entreprise.
Beaucoup de clients avocats font donc appel à des cabinets de recrutement afin de les épauler lorsqu’il faut recruter une secrétaire juridique en urgence.
Accélérer la sélection de candidates et l’intégration au sein de l’entreprise
Lorsque vous avez reçu plusieurs candidatures intéressantes, il est essentiel de ne pas perdre de temps dans le processus de sélection.
Pour recruter une secrétaire juridique en urgence, il faut aller droit au but tout en maintenant un niveau d’exigence élevé.
Un processus clair et rapide garantit que la candidate choisie puisse rejoindre votre équipe sans délai.
Organiser des entretiens d’embauche rapides mais efficaces
Organisez des entretiens rapides, axés sur les compétences clés telles que la maîtrise des logiciels juridiques utilisés par votre entreprise, la rédaction de documents, l’organisation du cabinet et l’attention aux détails.
En préparant une liste de questions ciblées, vous pourrez évaluer rapidement et efficacement chaque candidate.
Cette approche vous permettra de recruter une secrétaire juridique en urgence.
Vous pourrez également regrouper plusieurs entretiens sur une même période afin d’accélérer votre processus de recrutement.
Vérifier rapidement les références citées sur les CV
Même lorsqu’il faut recruter une secrétaire juridique en urgence, il demeure crucial de vérifier les références professionnelles afin de confirmer l’expérience et la fiabilité de la candidate.
Un simple appel à un ancien employeur peut vous prévenir contre d’éventuelles mauvaises surprises et vous assurer de faire un choix d’embauche sécurisé.
Dans le milieu juridique, beaucoup de confrères se fréquentent régulièrement et pourront donc avoir un retour rapide sur leurs expériences passées avec d’anciennes secrétaires.
Certains avocats font donc le choix de contacter les anciens cabinets fréquentés par les candidates et cités sur leurs CV mais cela n’est pas obligatoire.
Quelques employeurs se fient essentiellement aux dires des candidates et de leur ressenti face à leurs expériences passées.
Préparer l’intégration de la nouvelle secrétaire juridique dès l’embauche
Une intégration organisée est fondamentale pour permettre à votre nouvelle secrétaire juridique d'être rapidement opérationnelle au sein de l’entreprise.
Assurez-vous de préparer son poste de travail, ses outils, ses accès aux logiciels et documents, et organisez une réunion de présentation avec l’équipe.
De cette manière, dès son arrivée, elle pourra commencer ses missions sans délai et s’intégrer efficacement.
Une manière de l’intégrer rapidement est également de faire démarrer son contrat avant le départ de l’ancienne secrétaire si c’est un remplacement.
Si c’est une création de poste, vous pourrez alors la former sur les habitudes du cabinet avec d’autres secrétaires ou les collaborateurs.
La période d’essai permet justement à la candidate de pouvoir s'adapter aux habitudes du cabinet et de prendre en main son poste de travail.
Recruter une secrétaire juridique en urgence ? Rien d’impossible
Comment recruter une secrétaire juridique en urgence ? En définissant clairement vos besoins, en choisissant les bons moyens de recherche et en accélérant le processus de sélection des candidates, vous pourrez rapidement dénicher la bonne candidate et ainsi recruter une secrétaire juridique rapidement.
Avec une méthode efficace, votre nouvelle assistante pourra prendre ses fonctions au plus vite, vous permettant de continuer votre activité sans interruption.
Certains cabinets font le choix de passer par un cabinet de recrutement juridique afin de recruter une secrétaire juridique en urgence, sans avoir les inconvénients de la recherche de candidates :c’est la solution que propose AJFR aux clients depuis près de 10 ans.
