Le secrétariat juridique externalisé consiste à confier à un prestataire externe, souvent à distance, tout ou partie des tâches administratives et juridiques liées à la gestion d’un cabinet d’avocats ou d’un service juridique d’entreprise. Cette solution permet de gagner en efficacité, de réduire les charges fixes et de se recentrer sur les missions à forte valeur ajoutée.
Aujourd’hui, de plus en plus de professionnels du droit choisissent d’externaliser leur secrétariat juridique afin de bénéficier d’un accompagnement flexible, réactif et parfaitement adapté à leurs besoins quotidiens. Grâce aux outils numériques, une secrétaire juridique externalisée peut intervenir à distance tout en s’intégrant facilement dans l’organisation existante.
Mais concrètement, qu’est-ce qu’un secrétariat juridique externalisé ? Quelles sont les tâches prises en charge, quels sont les avantages de ce mode de fonctionnement, et combien cela coûte-t-il ?
Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le fonctionnement, les missions et les bénéfices du secrétariat juridique externalisé, ainsi que les différences avec une secrétaire juridique en interne.
Quelles tâches sont confiées à une secrétaire juridique externalisée ?
Externaliser son secrétariat juridique permet de confier un grand nombre de tâches, souvent longues et importantes pour le bon fonctionnement d’un cabinet ou d’un service juridique d’entreprise.
Une secrétaire juridique externalisée peut travailler à distance, en s’adaptant aux outils déjà utilisés (logiciels de gestion, etc…).
Voici quelques exemples de tâches couramment confiées à des secrétaires juridiques à distance :
Confier la gestion des appels téléphoniques
La secrétaire juridique externalisée peut s’occuper de répondre aux appels téléphoniques, de filtrer les demandes urgentes des appels infondés, d’organiser les rendez-vous directement sur l’agenda des avocats ou bien d’apporter les premières réponses aux clients suivant si elle a accès aux infos via un logiciel de gestion cabinet.
Elle sert donc d’intermédiaire essentiel entre le cabinet et ses différents interlocuteurs, en assurant une communication claire, efficace et professionnelle.
De nombreux cabinets font appel à ce service en distanciel afin de faire gagner du temps de travail aux secrétaires ou assistantes qui travaillent sur site.
Déléguer la transcription audio des actes et courriers juridiques
Les professionnels du droit, et particulièrement les avocats, dictent des actes juridiques, des comptes rendus d’audience ou bien des courriers afin que ceux-ci soient mis en forme par le secrétariat.
La transcription de ces fichiers audio peut être confiée à une secrétaire juridique, qui connaît bien le vocabulaire juridique et sait respecter la mise en page suivant chaque document (acte de procédure, courrier client, courrier aux confrères, etc…).
Cela permet aux avocats de gagner un temps précieux tout en garantissant une rédaction de qualité.
Les actes ou courriers peuvent donc être rédigés directement dans le dossier client, via un logiciel de gestion si le cabinet en possède un, puis envoyer par mail avec relecture de l’avocat si nécessaire.
La rédaction par transcription peut prendre jusqu’à 80% du temps de travail d’une secrétaire juridique classique.
Proposer cette tâche à des équipes à distance, pourrait faire gagner du temps de travail pour les autres missions qui lui sont confiées.
S’informer de la veille juridique et des mises à jour des actes utilisés
Certaines secrétaires juridiques proposent aussi un accompagnement sur la veille réglementaire et juridique.
Cela consiste à suivre les évolutions des lois et décrets, à mettre à jour les modèles d’actes ou bien à diffuser des informations importantes pour le bon traitement des dossiers.
Ce service est très utile pour rester en conformité avec la législation en vigueur, sans mobiliser trop de ressources internes.
Le milieu juridique évolue perpétuellement et les avocats et autres professionnels du droit se doivent de d’informer régulièrement des évolutions et différentes réformes qui entrent en vigueur.
Celles-ci peuvent impacter les délais, les mises en forme des actes, etc…
La veille juridique au sein d’un cabinet d’avocat est donc essentielle, que celle-ci soit effectuée par le secrétariat ou bien les juristes ou collaborateurs.
Quelle est la différence de prix entre une secrétaire juridique salariée et externalisée ?
Le coût d’un secrétariat juridique varie en fonction du mode de collaboration choisi : secrétaire salariée en interne ou secrétaire juridique externalisée. Si les deux options offrent des avantages différents, leurs tarifs, charges sociales et niveaux de flexibilité ne sont pas comparables.
Externaliser permet souvent de réduire les coûts fixes, tandis qu’un poste en interne implique des dépenses plus lourdes (salaire, cotisations, matériel, etc.). Pour faire le bon choix, il est essentiel de comparer les prix réels en tenant compte du volume de travail, du niveau d’expertise requis et de la fréquence des besoins.
Définir le volume de travail à confier
La première chose à prendre en compte est la quantité de tâches que vous souhaitez déléguer.
Embaucher une secrétaire en CDI demande un engagement à temps plein ou partiel, avec un contrat de travail, la gestion des congés et des charges sociales à prendre en considération.
À l’inverse, une secrétaire externalisée peut intervenir selon vos besoins, pour quelques heures par semaine ou pour des missions ponctuelles.
Certaines sociétés proposent donc des tarifs horaires, ou bien des forfaits hebdomadaires.
Cela offre une plus grande flexibilité et permet d’ajuster précisément les coûts en fonction des besoins réels du cabinet.
Quel est le niveau de complexité des tâches à effectuer
Le prix dépend aussi du type de mission confiée.
Les tâches simples, comme répondre au téléphone ou mettre en forme des documents, coûtent généralement moins cher que des travaux plus complexes, comme rédiger des actes juridiques (assignations, requêtes, conclusions, etc…) ou réaliser une veille réglementaire.
Comme expliqué plus haut, une secrétaire externalisée peut proposer un tarif à l’heure ou un forfait, en fonction de la difficulté des missions.
Cela permet d’éviter de payer pour un temps plein pour des tâches occasionnelles et d’adapter le coût à la nature des prestations.
La secrétaire doit-elle être expérimentée sur un domaine précis ?
Enfin, certaines missions juridiques demandent des compétences particulières, comme en droit des sociétés, en droit immobilier ou bien en droit de la famille.
Une secrétaire juridique spécialisée dans un domaine précis sera généralement plus coûteuse, mais cela assure une meilleure compréhension des dossiers et une exécution plus rapide.
Externaliser son secrétariat juridique offre la possibilité de choisir un profil adapté à chaque mission, sans avoir à passer par un recrutement classique.
Si on prend l’exemple du droit des sociétés, pouvoir confier la gestion des statuts de sociétés, des actes de cession, etc…
Ce sont des tâches spécifiques qui ne peuvent pas être confiées à n’importe quelle secrétaire.
Trouver une secrétaire salariée spécialisée est bien plus difficile que trouver des secrétaires à distance qui peuvent donner quelques heures de leur temps pour ces tâches.
Quels sont les avantages du secrétariat juridique externalisé ?
Opter pour un secrétariat juridique externalisé ne se résume pas à une simple réduction des coûts. C’est une stratégie qui permet aux cabinets d’avocats et aux services juridiques d’entreprise de gagner en flexibilité, en réactivité et en performance. En déléguant certaines tâches administratives et juridiques à une assistante spécialisée à distance, les professionnels du droit peuvent se concentrer sur leurs missions principales et améliorer la gestion de leur activité.
Cette solution séduit de plus en plus d’avocats, juristes ou notaires en quête d’efficacité, de gain de temps et de qualité de service, sans les contraintes liées à un poste salarié traditionnel.
Dans cette section, découvrez les avantages concrets du secrétariat juridique externalisé, que ce soit sur le plan organisationnel, financier ou opérationnel.
Pouvoir se dégager du temps sur des tâches plus importantes
Les avocats, notaires, juristes ou administrateurs judiciaires sont souvent confrontés à une surcharge de tâches administratives qui est le plus souvent confiée à des secrétaires juridiques.
En confiant la gestion des appels, la rédaction de documents ou bien l’organisation des rendez-vous, ils peuvent donc se concentrer sur leurs activités principales telles que la rédaction d’actes, ou la relation avec les clients.
Externaliser sur le secrétariat juridique permet ainsi de gagner du temps tout en maintenant un niveau de qualité élevé.
Profiter des services de secrétaires juridiques expérimentées qui sont approuvées par les sociétés
Les sociétés qui proposent du secrétariat juridique externalisé sont généralement choisies pour leur professionnalisme et leur expertise spécifique dans le secteur juridique.
Certains travaillent exclusivement pour des professionnels du droit et maîtrisent parfaitement les termes, les différents actes juridiques et les outils propres à la profession (logiciel de gestion comme SECIB ou KLEOS par exemple).
Cela permet de bénéficier des compétences de secrétaires juridiques qualifiées sans avoir à engager un processus de recrutement long et onéreux.
De plus, de nombreuses secrétaires externalisées disposent de références solides ou collaborent avec des sociétés spécialisées, assurant ainsi un service fiable et de qualité.
Développer sa clientèle en augmentant son rendement
En déléguant la gestion administrative, les professionnels du droit, surtout les avocats, peuvent traiter un plus grand nombre de dossiers, augmenter leur réactivité et offrir un service de meilleure qualité à leurs clients.
L’externalisation constitue une solution efficace pour augmenter l’activité du cabinet, notamment lors des périodes creuses chez les avocats (été, vacances scolaires…) ou lors du développement de la clientèle.
C’est une solution qui s’adapte parfaitement aux besoins de chaque professionnel du droit.
Les cabinets pourront alors accepter plus de dossiers afin de développer leur clientèle et d’augmenter leur chiffre d’affaires.
Externaliser le secrétariat juridique, solution pratique et avantageuse
Faire appel à une secrétaire juridique externalisée représente aujourd’hui une solution efficace et avantageuse pour les cabinets d’avocats, études notariales ou services juridiques d’entreprise. En déléguant certaines tâches à distance, les professionnels du droit peuvent gagner un temps précieux, réduire leurs coûts d’exploitation et bénéficier de l’expertise de profils qualifiés, sans les contraintes liées à un contrat salarié.
L’un des atouts majeurs du secrétariat juridique externalisé réside dans sa flexibilité : le volume de missions confiées peut être ajusté selon les besoins réels, qu’ils soient ponctuels ou récurrents. Qu’il s’agisse de gérer les appels entrants, de transcrire des actes, d’organiser des dossiers juridiques ou de réaliser une veille réglementaire, la secrétaire à distance s’intègre facilement dans l’organisation existante.
En adoptant le secrétariat juridique externalisé, les avocats et juristes peuvent se recentrer sur leur cœur de métier, accélérer le traitement de leurs dossiers et améliorer la qualité du service rendu à leurs clients.
C’est la solution que propose AJFR depuis de nombreuses années, en offrant un service de secrétariat juridique externalisé aux professionnels du droit qui souhaitent se développer ou simplement déléguer des tâches chronophages.
